Czy obecnie dozwolone jest monitorowanie pracowników? Czy szef może obserwować, jakie strony na służbowym komputerze przegląda pracownik? Na te i wiele innych pytań w tej materii odpowiadamy w poniższym tekście.
Temat ten co jakiś czas wraca na łamy polskich gazet i portali. Niewielu pracodawców wie, jak daleko może posunąć się w monitorowaniu swoich podwładnych, z kolei pracownicy nie orientują się, jakie prawa w tym względzie im przysługują.
Większość z nas przyzwyczaiła się już do obecności kamer w naszym codziennym życiu. Spotykamy je niemal na każdym kroku – w galerii handlowej, na dworcu, przy obiektach chronionych. Mimo że widok ten nam spowszechniał nie powinniśmy zapominać, że tego rodzaju kwestię regulują odpowiednie przepisy prawa oraz przyjęte normy społeczne.
W oku kamery
Żyjemy w czasach, w których bardzo często trudno jest już odróżnić sferę prywatną od publicznego wizerunku danej osoby. Niejednokrotnie wymieniamy się przecież osobistymi spostrzeżeniami na jakiś temat na Facebooku, czyli de facto w przestrzeni publicznej, udostępniamy swoje zdjęcia na Instagramie, czy kręcimy vloga, który trafia później na YouTube. Nic więc dziwnego w tym, że przyzwyczailiśmy się do bycia „podglądanymi”.
Na każdym kroku
Z monitoringiem spotykamy się niemal wszędzie. Kamery zainstalowane są między innymi w sklepach, na parkingach, przy prywatnych posesjach, zdarza się także, że wspólnoty mieszkaniowe montują je w klatkach schodowych. Głównym założeniem monitoringu jest poprawa bezpieczeństwa i zwiększenie wykrywalności sprawców włamań, kradzieży czy dewastacji mienia. Należy jednak odróżnić monitoring montowany przez poszczególne gminy, grupę mieszkańców, a właścicieli przedsiębiorstw. Właśnie na tych ostatnich się dzisiaj skupimy.
Monitoring w pracy a prawo
Przepisy prawa nie określają, czy monitorowanie pracownika przez pracodawcę jest dopuszczalne, czy też zabronione. Brak precyzyjnych norm w tym zakresie powoduje, że każdy interpretuje daną sytuację na swój sposób. Kwestie monitoringu można rozpatrywać jednak na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Wizerunek mieści się bowiem w jej zakresie przedmiotowym. Okazuje się, że pracodawca jest zobligowany do poinformowania pracowników o chęci zainstalowania monitoringu. Musi to nastąpić z odpowiednim wyprzedzeniem. Niezbędna jest zgoda każdego z nich na tego typu działanie. Co z nowymi pracownikami? Procedura jest dokładnie taka sama. Szef będzie zmuszony powiadomić i zapytać o zgodę każdą osobę, która dopiero zatrudniła się w firmie.
Po co monitoring?
Ochrona mienia czy zapewnienie bezpieczeństwa pracowników to jedne z nielicznych przesłanek, które mogą przemawiać za wprowadzeniem monitoringu na terenie firmy. Do rzadziej spotykanych, ale mimo to ważnych argumentów należy także konieczność zachowania tajemnic przedsiębiorstwa, których ujawnienie mogłoby narazić właściciela działalności gospodarczej na znaczną szkodę. Pracodawca nie może jednak instalować monitoringu tylko po to, aby podglądać, jak pracują jego podwładni. Ogranicza to bowiem prawo do prywatności każdego z nich.
Miejsca bez kamer
Co ważne, monitoring nie może być zainstalowany we wszystkich pomieszczeniach w siedzibie przedsiębiorstwa. Pracodawca ma prawo zainstalować kamerę jedynie w miejscach, które są przeznaczone do wykonywania pracy. Oznacza to, że oka wielkiego brata nie można umieszczać w kuchni, jadalni, pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, palarni, a już na pewno nie w łazience czy toalecie.
Unijne regulacje a monitorowanie pracowników
25 maja 2018 roku weszło w życie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). To unijny akt prawny, do przepisów którego państwa członkowskie muszą dostosować krajowy system prawny. RODO porządkuje wiele spraw związanych właśnie z monitorowaniem pracowników. W świetle nowych przepisów jest to „szczególna forma przetwarzania danych pracowników”. W związku z wprowadzeniem do obrotu prawnego nowych przepisów, które konkretyzują obowiązujące dotychczas zwyczaje, zmienia się także kodeks pracy oraz wiele pobocznych ustaw.
Monitorowanie pracowników – wykorzystanie nagrania
W związku z przepisami o ochronie danych osobowych niezwykle ważnym aspektem w całej sprawie jest kwestia możliwości wykorzystania nagrać z monitoringu. Przetwarzanie danych uzyskanych w ten sposób może mieć miejsce jedynie w celach, dla których zamontowano kamery. Chodzi więc o zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ochronę mienia przedsiębiorstwa. Nie mogą być one natomiast nigdzie publikowane ani przekazane osobie trzeciej.
Monitorowanie komputera pracownika – czy to legalne?
Wiele osób zastanawia się, czy monitorowanie sieci lub komputera, którego używa pracownik jest zgodne z obowiązującymi przepisami. W tym wypadku polskie prawo po raz kolejny nie konkretyzuje tych kwestii. Wprowadzenie RODO pozwoliło jednak naprawić i ten błąd. Dotychczas wielu pracodawców kontrolowało zapisy z komputerów swoich pracowników. Przepisy do tej porty wskazywały wyłącznie na to, że monitorowanie komputera pracownika nie może odbywać się w sposób ciągły. Sprawdzanie tego, co podwładni robią na służbowym sprzęcie i na jakie strony internetowe wchodzą, mogło odbywać się wyłącznie za pomocą specjalnie dostosowanego do tych celów i zabezpieczonego oprogramowania.
Sprawdzenie zawartości dysku
Właścicielem służbowego sprzętu jest zazwyczaj pracodawca. Ma więc pełne prawo zażądać od pracownika dostępu do zawartości komputera, a ten musi się podporządkować. Chodzi tutaj w szczególności o sprawdzenie, czy nie zainstalowano na nim programów oraz plików, służących pracownikowi do celów prywatnych. Zgodnie z przyjętymi normami właściciel przedsiębiorstwa może także sprawdzić czas pracy komputera oraz to, których aplikacji i narzędzi używał pracownik.
Monitorowanie pracowników w sieci – co można?
Jak daleko może posunąć się monitorując historię przeglądarki internetowej? W tej sytuacji musi być niezwykle ostrożny. Może co prawda przejrzeć nazwy stron, które zostały otwarte na służbowym komputerze, ale nie ma prawa odczytywać ich treści. Istnieje bowiem prawdopodobieństwo, że trafi na korespondencję pracownika, a ta podlega już ochronie prawnej. Co ważne, pracodawca może jednak zachować linki do serwisów załączanych przez pracownika, gromadzić statystyki związane z jego działalnością w sieci itp. Wszystko to w granicach etyki, prawa, ale i zdrowego rozsądku.
Nowe zasady
RODO uporządkowało wiele kwestii. Mimo ogólnego zamieszania, jakie wprowadziło do polskiego obrotu prawnego, trzeba przyznać, że niektóre zmiany dotyczące ochrony danych osobowych są potrzebne. Kwestia monitorowania pracowników i przetwarzania ich wizerunku była przez polskiego ustawodawcę traktowana bardzo ogólnie. Większość pracowników, ale i pracodawców miała wątpliwości, czy instalacja kamer na terenie zakładów pracy to legalne działanie, czy też grożą za to sankcje. W przyszłości pole do interpretacji będzie niewielkie, a wszyscy będą mieć jasny obraz sytuacji.